IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemi) sistemi kurumunuz için gerekli olan bilgi akışını yönetmeyi amaçlamaktadır. İnternet üzerinden verilen servis ve hizmetlerin tamamını ve daha fazlasını IVR teknolojisi ile daha geniş bir kullanım alanı olan telefon üzerinden verebilirsiniz. IVR sistemi ile belediyenize bu teknolojiye sahip olma ayrıcalığının dışında kazandırabilecekleriniz:

BELEDİYE BİRİMLERİ HAKKINDA BİLGİ VERİR
Vatandaşların belediye birimleri ile ilgili bilgi alabilecekleri bölümdür. İstenirse her birime ayrı ayrı mesaj kutuları açılarak birimlere sesli mesaj bırakılması sağlanabilir. Bırakılan mesajlar ilgili kişiye e-mail ile bildirilir veyahut uzaktan erişimle dinlenilebilir.

BİRLEŞTİRİLMİŞ MESAJLAŞMA SİSTEMİ
Sistem her dahili aboneye yerinde olmadığı veya istemediği çağrılar geldiği zaman kullanabileceği bir mesaj kutusu tanımlar. Bunun yanında her kullanıcı kendi dahili numarasını, gelen faksları da almak için kullanabilir. Sistem gelen tüm ses ve faks mesajlarını email formatına çevirerek dahili sahibinin e-mail adresine gönderir. Kullanıcılar tüm e-mail, ses ve faks mesajlarına tek yerden, Outlook üzerinden ulaşabilirler.

TELEFON VE FAKS TRAFİĞİNİ YÖNETİR
IVR sistemi santral ile entegre çalışarak istendiği takdirde aktarma, dış arama ve konferans uygulamalarını da gerçekleştirir ve bilgi talep eden kişiyi gerekli mercilere bağlar. Her dahili aboneye mesaj kutusu ayırarak yerinde olmadıkları zaman mesaj alabilme ve bunları dinleme imkanı sunar.

IVR MİMARİSİ
IVR ile müşterilerinize çok daha iyi, çok daha hızlı ve çok daha doğru bilgilendirme yaparak firmanızın prestijinizi arttırmanın yanında kendi işgücünüzü daha verimli alanlarda kullanarak rutin ama önemli olan işleri IVR’a bırakabilirsiniz. Gerektiğinde çağrı akışlarındaki değişiklikleri kendiniz yapabilir, böylece bir başkasına bağımlı olmadan IVR sisteminizi yönetebilirsiniz. IVR Server üzerinde kurulu bulunan sistem monitörü sayesinde gelen çağrıların gerçek zamanlı izlenmesi ve geçmişe dönük rapor alınabilmesini sağlar. Bununla birlikte her bir IVR akışı ile ilgili ayarları yapmamıza olanak verir. Konfigürasyonda yapılan değişiklikleri tanımlamak için de Sistem Monitörünü kullanırız. Oldukça basit ve anlaşılır arayüzü sayesinde teknik olmayan insanların bile çok rahatça kullanabildikleri bir uygulamadır.

BELEDİYE HİZMETLERİ HAKKINDA BİLGİ VERİR

Vatandaşların belediyenin verdiği hizmetler hakkında bilgi alması için hazırlanan bölümdür. Ayrıca burada ilçeye ait diğer bilgiler (eczaneler, muhtarlar, hastaneler Vs.) veya deprem kitapçığı, zemin etüdü gibi çok farklı bilgileri de bu bölümden ; fax, e-mail veya sesli olarak alabileceklerdir.

BELEDİYE HİZMETLERİ İLE İLGİLİ ANKETLER DÜZENLER

Belediyenin vermiş olduğu hizmetler hakkında anketler düzenlenip bu anketlerin sonuçları o anlık bile grafiksel olarak alınabilir. Böylece belediye birimleri hizmetlerini daha kaliteli hale getirerek bunun ölçümlerini de bilgi sistemi üzerinden alabilir. Bu anketler belediyeyi her arayana uygulanabileceği gibi eğer kısa zamanda bir sonuca gidilmesi gerekiyorsa, sistem çok hızlı bir şekilde vatandaşları otomatik olarak arayarak gerekli soruları iletip cevaplarını veritabanına yazarak bir rapor seklinde sunabilir.

BELEDİYE VERGİLERİ HAKKINDA BİLGİ VERİR

Vergi mükelleflerinin belediyeye gelmeden  herhangi bir yerden telefon ile ödemeleri gereken vergi bilgilerini öğrenebilmelerini sağlar. Bu bilgilendirme sistemin mükellefe vergi bilgilerini okuması ile veyahut isteğe bağlı olarak fax, e-mail veya SMS göndererek de mükelleflere bütün vergi dökümünü sunmasıdır.  Talep edilirse periyodik olarak veritabanından kontrol edilerek son ödeme tarihi gelen mükelleflere sistem otomatik olarak hatırlatmalarda bulunabilir veyahut son ödeme tarihi geçmis olan mükelleflere hatırlatma yapabilir.

BELEDİYE VERGİLERİNİ  KREDİ KARTI İLE TAHSİL EDER

Mükellefler vergi bilgilerini öğrendikten sonra isterlerse kredi kartları ile bu vergilerini ödeyebilirler. Bu sistemin aktif olabilmesi için belediyenin çalıştığı banka ile Mail Order anlaşması yapması gerekmektedir.  Böylece sistem telefon ile ödeme yapan mükelleflerin raporunu da tutacaktır.  Bu sistem ile belediye, mükelleflerini belediyeye getirmeden istedikleri yerden ödemelerini yapabilme imkanı sunabilecektir.

RAPORLAMA

Sisteme bağlanan ve hizmet alan kişilerin hangi tarihte, hangi hizmeti aldığı, yaptığı şikayet ve telefon numaralarını, bıraktığı ve aldığı bilgileri içeren rapor, sistemden geriye dönük olarak alınabilir. Ayrıca sistem üzerinde o an bulunan kişileri gerçek zamanlı olarak gösterir.

TELE-PROPAGANDA VE KAMUOYU ARAŞTIRMASI YAPAR

Organizasyon düzenlemede ve kamuoyunun eğilimlerinin belirlenmesi gereken durumlarda sistem vatandaşlara yönelik aramalar yaparak belirli bir propagandayı yapabilir. Bu  vatandaşları arama şeklinde olabileceği gibi, cep telefonuna kısa mesaj (SMS) veya iş yerine fax çekerek de olabilir. Burada yapılan aramalarda seçmene eğilimi sorulup seçim araştırması yapılabilir.

ŞİKAYET VEYA ÖNERİLERİ ALIR

Belediye şikayet hattı oluşturularak vatandaşın sorun veya şikayetleri sesli mesaj olarak alınır ve ses dosyası e-mail’e  eklenerek ilgili birime ve  kişiye iletilir. Bunun yanında şikayet bilgileri fax yoluyla da alınabilir. Şikayet için çekilen faxlar tasnif edilip e-maile çevrilerek gene ilgili makama ve kişiye yönlendirilir. Alınan şikayetlere bir takip numarası verilerek vatandaşların yaptıkları başvuruyu takip etmeleri sağlanır.  Böylece vatandaş bu numarayla daha sonra belediyeyi aradığında şikayeti ile ilgili yapılanları öğrenebilir.