IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemi) sistemi okulunuz için gerekli olan bilgi akışını yönetmeyi amaçlamaktadır. İnternet üzerinden verilen servis ve hizmetlerin tamamını ve daha fazlasını IVR teknolojisi ile daha geniş bir kullanım alanı olan telefon üzerinden verebilirsiniz. IVR sistemi ile okulunuza bu teknolojiye sahip olma ayrıcalığının dışında kazandırabilecekleriniz:

OKUL HAKKINDA BİLGİLENDİRME

Öğrencilerin ve velilerin okulunuza gelmeden telefonla okulunuz hakkında vermek istediğiniz her türlü bilgiyi değişik yollardan almalarını sağlar.  Kullanıcı istediği bilgiyi telefonda dinleyebildiği gibi isterse faks, kısa mesaj veya e-mail olarak da otomatik olarak kendisine gönderilmesini sağlar.  İnteraktif olan bu sistem sayesinde bilgi almak isteyen kişi bilgi akışını yönetebilir ve talep ettiği bilgilere ulaşabilir.  Böylece beklemeden ve hiçbir kimseyi meşgul etmeden istediği bilgiye kolayca  ulaşır.

 TELEFON VE FAKS TRAFİĞİNİ YÖNETİR
IVR sistemi santral ile entegre çalışarak istendiği takdirde aktarma, arama ve konferans uygulamalarınıda gerçekleştirir ve bilgi talep eden kişiyi gerekli mercilere bağlar. Her dahili aboneye mesaj kutusu ayırarak yerinde olmadıkları zaman mesaj alabilme ve bunları dinleme imkanı sunar. Ayrıca dahilisi  olan herkese, faks  ve sesli mesajlarını email olarak Outlook üzerinden görüntüleyip dinleyebilmelerini sağlar.

IVR MİMARİSİ
IVR ile öğrenci ve velilere çok daha iyi, çok daha hızlı ve çok daha doğru bilgilendirme yaparak Okul prestijinizi arttırmanın yanında kendi işgücünüzü daha verimli alanlarda kullanarak rutin ama önemli olan işleri IVR’a bırakabilirsiniz. Gerektiğinde çağrı akışlarındaki değişiklikleri kendiniz yapabilir, böylece bir başkasına bağımlı olmadan IVR sisteminizi yönetebilirsiniz. IVR Server üzerinde kurulu bulunan sistem monitörü sayesinde gelen çağrıların gerçek zamanlı izlenmesi ve geçmişe dönük rapor alınabilmesini sağlar. Bununla birlikte her bir IVR akışı ile ilgili ayarları yapmamıza olanak verir. Konfigürasyonda yapılan değişiklikleri tanımlamak için de Sistem Monitörünü kullanırız. Oldukça basit ve anlaşılır arayüzü sayesinde teknik olmayan insanların bile çok rahatça kullanabildikleri bir uygulamadır

ÖĞRENCİ HAKKINDA BİLGİ

Veliler veya öğrencilerin kendileri sistemi arayarak not bilgilerine, devamsızlık durumlarına, ders programına ve bunun gibi diğer bilgilere ulaşabilirler ve bunları kendilerine faks, kısa mesaj veya e-mail ile gönderilmesini sağlayabilirler.  İstenildiği takdirde şifrelendirme yöntemi yapılarak sadece yetkilendirilen kişilerinde sistemden bilgi almaları sağlanabilir. Bunun dışında devamsızlığı belirli sayıyı aşmış, not ortalaması yada sınav ortalaması belirli bir seviyenin altına düşmüş veya belirlenen kriterlerin altında kalmış öğrencilerin velileri otomatik olarak tespit edilip SMS, faks yada e-posta ile uyarılabilir.

RANDEVU SİSTEMİ

IVR sistemi randevu ile çalışan birimlerin randevu sistemini düzenleyebilir. Böylece insan hatalarından oluşan olumsuzlukları ortadan kaldırır. Kaydedilen randevular yetkili kişi tarafından onaylandıktan sonra ilgili kişiler otomatik olarak faks  yada telefonla aranarak randevu teyidi yapılır

ORGANİZASYON

Sistem belirli zamanlarda yapılacak Okul-aile birliği toplantıları, Geleneksel günler, Kermes ve bunun gibi diğer aktiviteleri eski öğrenci ve velilerde dahil olmak üzere sisteme kayıtlı tüm kişilere faks, SMS, e-mail yoluyla ulaşarak haber verir. Ayrıca anons sisteminin başına bu tür bilgiler eklenerek her arayanın ilk önce bu bilgiyi alması sağlanır.

VELİ BİLGİLENDİRME SİSTEMİ

Veliler telefonla arayıp bilgi almalarının dışında otomatik olarak bilgilendirilebilir. Veli toplantısı, borç ödeme zamanı, öğrencilerin son not durumu-devamsızlık bilgileri gibi konular gerekli tarihlerde sistem tarafından otomatik olarak tespit  edilip veliye faks SMS, yada e-posta olarak bildirilir.

RAPORLAMA

Veritabanı sayesinde IVR sistemi bilgilerinizin organize olmasını sağlar. Mesajlar, ödenen-ödenmeyen borçlar, gelen şikayet-öneriler, öğrencilerin durumu kaydedilmiş olarak veritabanında bulunur. Ayrıca IVR üzerinden kaydedilmiş bilgilerde dosyalanarak saklanır.  Bu sayede eski önerilere, şikayetlere, mesajlara rahatça ulaşabilirsiniz. Bunun dışında herhangi bir servis bölümünün kullanım özelliklerine de ulaşabilirsiniz. Örneğin okul bilgilendirme bölümünde en çok hangi sorular ilgi görüyor yada hangi öğretmenlere veliler tarafından daha çok mesaj bırakılıyor gibi bilgilere rahatça ulaşılabilir.

ÖĞRENCİ BİLGİLENDİRME SİSTEMİ

Öğrenciler telefonla ev ödevlerini, ders programlarını ve sınav zamanlarını öğrenebilirler. Bu bilgileri telefondan dinleyebildikleri gibi faks, SMS yada e-posta olarak da alabilirler.

ÖĞRETMEN MESAJ KUTUSU

Öğretmen mesaj kutusu sayesinde öğretmenler kendilerine bırakılan mesajları telefon aracılığla her zaman her yerden dinleyebilirler. Ayrıca IVR sistemi yeni bir mesaj bırakıldığında ilgili öğretmenleri otomatik olarak haberdar edebilir. Böylece öğretmenler arasında kısa surede etkili bir iletişim ve bilgi akışı olacaktır. Mesaj bırakma tercihi şifrelenerek öğrenci, veli ve yönetimin ayrı ayrı mesaj bırakmaları sağlanabilir. Mesajlar iletişim kurmak için kullanılabileceği gibi veliler tarafından öğretmenlere özel takdir, teşekkür ve eleştiri iletmek içinde kullanılabilir.

BORÇ SORMA, HATIRLATMA, ÖDEME

Veliler okula olan borçlarının miktarını ve son ödeme zamanını telefondan öğrenebilecekleri  gibi bu borçları kredi kartı ile telefondan da ödeyebilirler. Bu sistemin aktif olabilmesi için okulun çalıştığı banka ile Mail Order anlaşması yapması gerekmektedir.  Böylece sistem telefon ile ödeme yapan velilerin raporunu da tutacaktır.  Ayrıca talep edilirse sistem ödeme zamanı gelmiş olan velilere de kısa mesaj veya e-mail ile hatırlatmalarda bulunabilir.

ŞİKAYET – ÖNERİLER

Okul hakkındaki şikayet ve öneriler sesli mesaj olarak kaydedilip sorumlu kişiye bu ses dosyası e-posta olarak iletilebilir. Ayrıca bu şikayet ve önerilere numara verilerek şikayetlerin çözüm aşamasında takip edilmesi kolaylaştırılır. Böylece hem şikayet ve öneriler daha kolay belirlenerek sorunların çözülmesi kolaylaşır, veli memnuniyeti artar hemde  geçmiş şikayetler hakkında bir arşiv oluşmuş olur.